Em linhas gerais, uma empresa de TI pode fornecer suporte técnico, trabalhar na prevenção de problemas, monitorar os equipamentos e fazer possíveis consertos ou substituições.
Além de gerenciar dados internos e externos de um empreendimento, administrar sistemas computacionais e dar suporte para toda a logística de trabalho de uma instituição.
Pensando especificamente no universo de escritórios de contabilidade e em toda a complexidade que envolve o trabalho diário nessa área, é possível afirmar que uma boa empresa de TI ajuda muito na rotina de trabalho, pois hoje em dia é cada vez maior a utilização de sistemas e softwares nos escritórios contábeis, sendo o aumento da produtividade um dos benefícios trazidos pela tecnologia na contabilidade. Assim, o crescimento na capacidade de manusear dados e informações técnicas da máquina permite uma gestão contábil muito mais ágil e eficaz.
Entretanto, para que tudo funcione bem, com tamanha tecnologia envolvida tanto em hardware quanto em software é muito importante ter uma empresa de TI de confiança e competente para tirar todas as dúvidas da área tecnológica e dar todo o suporte técnico necessário no dia a dia da empresa para que o negócio não fique parado.
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Veja os riscos a que um escritório de contabilidade que não tem um bom suporte de TI está exposto:
- Atrasos e interrupções: Falhas ou problemas tanto nos equipamentos quanto em softwares podem impedir ou atrasar o acesso de colaboradores às informações necessárias e uma boa empresa de TI poderia facilmente resolver ou evitar essas situações.
- Perda de dados: Uma boa empresa de TI evita a perda de dados, seja ela ocasionada por problemas nos equipamentos (hardware) ou por falta de backup. Quando situações como essas acontecem, os resultados podem ser catastróficos, pois geralmente os dados perdidos estão ligados às informações contábeis e financeiras dos clientes.
- Acessos não autorizados: Se não houver um bom processo de segurança dos dados implementados por uma empresa de TI competente é bem mais fácil para pessoas não autorizadas (hackers) conseguirem acessar informações confidenciais.
- Roubo de informações: Senhas fracas, falta de segurança nas redes e outras vulnerabilidades deixam o ambiente exposto aos hackers que ficam o tempo todo tentando invadir os ambientes virtuais para roubar informações confidenciais, por isso a segurança da informação é tão importante.
- LGPD e responsabilidade legal: Com a Lei de Proteção de Dados, se um escritório de contabilidade não proteger de maneira adequada os dados sigilosos dos clientes poderá ter problemas sérios e estará sujeito a processos.
É muito importante minimizar ao máximo os riscos de perda de dados, atrasos nas tarefas contábeis ou na comunicação com fornecedores, parceiros ou clientes e apenas uma empresa com experiência e reconhecidamente competente poderá atender às necessidades de escritórios de contabilidade para proporcionar toda a segurança necessária para o profissional de contabilidade. Quando a empresa de TI correta é encontrada, os benefícios são muitos.
A seguir estão algumas vantagens de ter uma empresa de TI especialista em empresas de contabilidade monitorando a sua contabilidade.
1) Melhor comunicação: Boa comunicação é importante em qualquer área e um bom suporte de TI pode melhorar a comunicação interna e externa do escritório, seja garantindo que os serviços responsáveis por ela funcionem bem ou fornecendo consultoria e alternativas para a instalação dos melhores softwares de colaboração, video conferências, chat, entre outras possibilidades.
2) Suporte técnico: A empresa de TI soluciona os problemas técnicos e garante que tudo esteja funcionando corretamente.
3) Monitoramento: Verificação preventiva dos equipamentos para que não ocorra interrupções desnecessárias no trabalho da equipe.
4) Implementação de softwares de automação: A empresa de tecnologia ajuda a contabilidade a implementar os softwares de automação necessários para a área como os de gerenciamento de documentos.
5) Aumento da eficiência: A automação de processos pode garantir a redução do tempo gasto com tarefas manuais e aumentar a produtividade da equipe. Isso pode ser feito com a implementação de softwares de automação de serviços disponíveis no mercado.
6) Gerenciamento dos dados: Contabilidades lidam com muitos dados sigilosos e importantes e um bom serviço de TI garante o melhor gerenciamento dessas informações para que tudo seja armazenado e encontrado mais rapidamente.
7) Segurança das informações: A segurança dos dados é fundamental para essa área e ter o suporte de um bom TI ajuda a garantir que as informações dos clientes não vazem. Para isso, não se pode descuidar das medidas de segurança como a instalação de firewalls e antivírus e da realização de backups regulares.
8) Acesso remoto seguro: Com a pandemia e a adoção mais frequente do home office, tornou-se uma necessidade o acesso remoto seguro aos arquivos do escritório. Porém, esse acesso precisa estar pautado em normas de segurança para que esse processo não seja exposto à riscos como o de vazamento de dados ou invasões.
9) Armazenamento em nuvem: A empresa de tecnologia vai analisar se a contabilidade precisa ir para a nuvem no cenário que ela está funcionando no momento. Avaliando quais são as vantagens e desvantagens para cada negócio.
10) Treinamento da equipe: Não adianta ter todos os recursos se a equipe não souber utilizá-los da melhor forma. A empresa de TI também pode auxiliar no treinamento dos colaboradores para que utilizem as novas ferramentas e estejam sempre atualizados.
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E também gravamos mais um bate-papo sobre os escritórios de contabilidade que segue abaixo. CLIQUE AQUI para assistir
Não corra riscos desnecessários, procure uma boa empresa de TI para garantir que os seus dados estejam seguros e que a sua equipe não fique parada por motivos de ordem técnica.
Os itens elencados acima são cruciais para o bom andamento da rotina de trabalho, deixando o profissional da área da contabilidade focado apenas na área dele e a empresa de TI cuidará de toda a área técnica que dará suporte para que o trabalho dele possa ser realizado.
