Ter uma rotina mais organizada, aumentar a eficiência de produtividade e melhorar as realizações de tarefas e processos parece um sonho distante para muitos, mas com um pouco de disciplina, métodos assertivos e ferramentas adequadas, o sonho pode se tornar uma feliz realidade.
Na década de 60 os japoneses desenvolveram uma técnica, a qual foi denominada Kanban. Também considerada como uma metodologia ou sistema, o Kanban tinha como objetivo principal gerenciar o fluxo de produção e mercadorias, evitando dessa forma os desperdícios, principalmente no setor industrial. Esse modelo de gestão modernizou o mercado e hoje é reconhecido por empresas de várias áreas, fazendo com que muitas delas também adotem o sistema com muito sucesso, adaptando-o conforme suas necessidades.
Hoje, além dos objetivos originais de décadas atrás, o Kanban é aplicado em setores comerciais e tem como finalidade otimizar processos empresariais para que eles se tornem mais eficientes de acordo com sua demanda. Essa técnica proporciona aos colaboradores um maior desempenho, clareza no cumprimento de metas, organização de tempo e trabalho.
Objetivos e metas: chegou o momento de pensar sobre isso
Kanban significa em português “listas” ou “cartões” e muitos também conhecem a técnica por método de gestão visual.
Basicamente, o método Kanban usa um mural e cartões de várias cores e tamanhos para especificar tarefas a serem cumpridas durante a rotina de trabalho, facilitando, dessa forma, a execução e o acompanhamento de cada uma delas.
Como usar o Sistema Kanban?
A utilização desse método de gestão visual é muito simples, porém muito eficiente.
Resumidamente, vamos precisar de um mural e “post- its” coloridos, podendo ser substituídos por algum outro acessório (lousa, giz, folha de papel, planilhas, ferramenta de gestão de tarefas digitais, etc.). O importante é trabalhar com referências visuais ligadas às atividades diárias e conforme a preferência e criatividade de cada um. Dessa forma, o Kanban vai conduzir cada tarefa por um fluxo predefinido de trabalho.
O primeiro passo é escrever as tarefas nos post-its e dividi-las, a princípio, em 3 listas, podendo existir variações de acordo com características e necessidades específicas de cada empresa:
- A serem feitas (To do)
- Estão sendo feitas (Doing)
- Concluídas (Done)
Definindo as tarefas e adesivando-as no mural de forma clara e bastante visível, há uma grande probabilidade de que todas as atividades sejam realizadas no tempo definido, visto que se trabalha com a visualização do fluxo de trabalho.
Uma das grandes vantagens do uso do Kanban é a melhora significativa em toda gestão de trabalho e aumento da produtividade de todos os colaboradores e gestores da organização.
Também é possível observar a priorização de tarefas e um fluxo rápido e saudável, minimizando o tempo médio para a produção, evitando atrasos de maneira previsível.
Com o avanço da tecnologia, o Kanban também foi desenvolvido nas versões digitais, principalmente para suprir a necessidade de interação entre pessoas que trabalham remotamente. Os quadros podem ser acessados de qualquer lugar e de qualquer dispositivo por toda a equipe, facilitando o acompanhamento de todas as ações, pois disponibiliza dados atuais de cada projeto.
É importante entender que a metodologia Kanban é muito mais do que anotações e lembretes. É uma estratégia utilizada há quase meio século e quando empregada corretamente, o Kanban pode transformar a rotina de uma empresa, tornando o trabalho mais transparente e direcionado.
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